分院（函授站）和学校一起负担着培养拥护中国共产党的领导、热爱社会主义祖国、德才兼备的专门人才的重要任务。分院（函授站）是函授教育的基层教学管理组织，具有对当地函授生进行教学辅导、思想政治教育和学籍管理等工作的职责。为使函授工作规范化，北京林业大学继续教育学院特制定此工作规程：

一、招生管理

1、每年成人高考招生结束后,各分院（函授站）应立即组织生源，如条件具备应举办成人高考辅导班，并为第二年招生工作做好准备。

2、各分院（函授站）应根据当年招生情况及当地情况及时做好第二年的招生计划，在规定时间内报学院成人招生办，并进一步组织生源。

3、在考生报名期间，各分院（函授站）应积极做好报名宣传工作，辅导考生填报志愿 ，特别注意个人先进、少数民族等照顾因素的填报方式。

4、在招生录取阶段，依据学院的委托，各分院（函授站）应努力作好招生工作。如招生人数较多，本院将派工作人员参与招生。

5、每年招生工作结束后，各分院（函授站）应在规定时间内将考生档案和录取底单原件寄回学院成人招生办，并上报电子录取数据。

二、学籍管理

学籍管理是教学管理的重要基础工作。分院（函授站）应根据《北京林业大学成人高等学历教育学籍管理规定》，主动配合学校做好学籍管理工作。

1、入学与注册

凡按国家招生规定录取的函授生，必须持 《北京林业大学入学通知》及其它有关证件，按规定时间到分院（函授站）办理入学报到手续。分院（函授站）应对新生的入学资格进行审核。审查合格者可填写《北京林业大学继续教育学院新生报到名单明细表》，并收取录取费、本学年学费等费用及一寸照片两张办理注册手续，同时进行新生电子数据采集。

新生因故不能按时报到，凡申请保留资格者，需学生本人提出书面申请，并附有关证明，分院（函授站）负责人签署意见后，报北京林业大学继续教育学院学籍办备案。

新生报到结束后一月内，分院（函授站）应将《北京林业大学继续教育学院新生报到名单明细表》、《北京林业大学继续教育学院新生报到名单汇总表》及学生证，寄北京林业大学继续教育学院学籍办，同时上传新生电子数据。

新生入学后，分院（函授站）应按学校的要求组织入学教育。入学教育包括思想政治教育、传统教育、学风教育、规章制度教育、教学目的教育等。

每学期开学，分院（函授站）均应按照学校规定组织各年级学生注册，更新在校生库电子数据，并在注册后半月内将更新数据和学籍变动表上传、邮寄至北京林业大学继续教育学院学籍办。

2、学籍变动

学籍变动包括休学、退学、转学、转专业复学、升级、留级等，分院（函授站）应严格按工作程序办理，各种变动均须由学生提出书面申请，分院（函授站）负责人提出处理意见报继续教育学院批准后，方可办理变动手续，各种变动批准后，在《北京林业大学继续教育学院学生学籍变动审批表》中均应如实记载。

对于转学应特别注意：

（1）从外校转入我校学员，须由学员本人联系，获得原录取学校同意后，在分院（函授站）领取《北京地区普通高校成人高等教育在籍学生转学审批（备案）表》，一式两份。认真填写并加盖学生工作单位公章及转出学校公章，连同盖有转出学校公章的该生录取底单复印件及本人档案一起，寄回本院学籍办。

（2）上述工作应在每年十月三十日前完成，并只限于一年级新生。

（3）从本院转出学生，须由学生提出申请，提供加盖公章的接收学校证明，经本院批准后方可办理。

3、考勤

函授生的考勤是面授期间的重要工作。学生的出勤情况能够直接反映出学生的纪律观念、学习态度的优劣。

凡教学计划规定的课程讲授、实习、实验等均应进行考勤。各分院（函授站）应认真做好各教学环节的考勤记录，如发现学生违反《北京林业大学成人高等学历教育学生手册》中关于考勤的规定者，要及时处理并报北京林业大学继续教育学院备案。

4、作业及考试成绩

成绩管理是贯穿学生整个学习过程的一项严肃工作，分院（函授站）管理人员应将各年级、各专业学生的各门课程成绩及时录入教务系统，并通知学生本人，组织好补考、重修。为保证函授教学质量，应严格执行作业考核办法。

5、材料归档

分院（函授站）要设立并保管好教学档案。每年应将学生学籍变动表、毕业生登记表、年检备案材料等在规定时间内寄回本院相关科室。

三、教务管理

分院（函授站）的教务管理，是函授教学的重要组成部分，分院（函授站）的教务管理分日常教务管理和面授期间的教务管理两大部分。其中面授期间的教务管理是分院（函授站）工作非常重要的一环。

1、自学

函授教育的主要特点是在职、业余和分散自学，各分院（函授站）应在开学之前将教学参考资料分发到每位学员手中，以便学生自学。

分院（函授站）应经常督促学生自学并与学员单位保持密切联系，以保证学员的学习时间和应享受的有关福利待遇。

2、作业

作业是分院（函授站）督促学生自学、检查学生学习情况的重要手段。分院（函授站）应根据主讲教师要求，按时向学生收取作业，进行详细登记，并及时交给主讲教师批阅。

3、面授

面授是函授教育的重要环节。为了做好面授，分院（函授站）在面授期间应做到：

（1）面授前一个月，分院（函授站）函授站应将面授时间、面授课程、课时、考试地点，以及面授时要注意的有关事宜通知学生，以便学生提前准备，做好安排。

（2）面授时的教室、学生的住宿、主讲教师的食宿等问题均应及早做好安排。面授时，分院（函授站）要做好学生的考勤工作，及时了解面授情况，及时与主讲教师、辅导教师和学生沟通意见，以保证面授教学工作正常进行。

（3）考试前，分院（函授站）应精心组织安排考场，选派责任心强的同志担任监考工作。试卷只能于考试时在考场当时拆封，任何人均不能提前拆封。考场安排，一般三十人为一个考场，派两名监考人员。考试时要严格考场纪律，对违纪考生，要按学校规定处理，并做好学生的思想教育工作。考试结束后，试卷应在考场内当场密封后、及时交阅卷教师批改。